Regulamin Promocji

Jak napisać regulamin promocji?

Regulamin promocji posiada wiele elementów zbieżnych z regulaminem konkursu. Jego brzmienie zależy przede wszystkim od rodzaju i mechaniki promocji. Wyróżnić można następujące elementy, które z reguły znajdziemy w regulaminie promocji:

Nazwa promocji
Nazwa promocji może być dobierana dowolnie, lecz z uwzględnieniem, że nie powinna naruszać praw własności intelektualnej ani wprowadzać uczestnika w błąd (np. dla uniknięcia nieporozumień zalecane jest, aby poszczególne edycje promocji różniły się nazwą.)

Określenie organizatora promocji
Nie jest dopuszczalne zorganizowanie promocji w sposób anonimowy. Ponadto, organizator promocji musi posiadać osobowość prawną. Oznacza to, że organizatorem nie może być zakład, przedsiębiorstwo czy jednostka organizacyjna. Nie jest zatem możliwe zorganizowanie promocji przez sklep, gazetę czy portal internetowy – organizatorem jest ich właściciel. Przyjęcie funkcji organizatora jest niezwykle ważną decyzją, ponieważ wiąże się z obowiązkami nie tylko w zakresie wydania nagród, lecz również na polu prawa ochrony konsumentów, w zakresie danych osobowych czy w obszarze podatkowym.

Określenie miejsca/obszaru przeprowadzenia promocji
Element ten stanowi informację dla uczestnika, gdzie/na jakim obszarze może wziąć udział w promocji. Bardzo często w regulaminie promocji wskazujemy, jakie punkty sprzedaży biorą udział w promocji - poprzez wskazanie ich listy (np. w załączniku) albo wskazanie, że w promocji nie jest uwzględniany zakup produktu lub usługi w niektórych kanałach dystrybucji (np. sklepach internetowych innych niż sklep organizatora). Precyzja w zakresie tych jest bardzo istotna, aby osiągnąć pożądane efekty sprzedażowe i jednocześnie nie narazić się na pretensje i reklamacje uczestników.

Określenie okresu przeprowadzenia promocji
Należy zwrócić uwagę, że pojęcie okresu przeprowadzenia promocji może mieć różne znaczenie – np. terminu na zakup produktu promocyjnego, terminu na dokonanie zgłoszenia do promocji, terminu uwzględniającego okres  wydawania nagród albo też terminu trwającego  aż rozpatrzenia reklamacji. Dobrze napisany regulamin powinien rozróżniać i precyzować każdy z tych okresów, a związane z promocją  materiały reklamowe powinny przedstawiać rzetelną informację w tej kwestii.

Określenie kategorii podmiotów, które mogą uczestniczyć w promocji
Wskazane jest, aby regulamin precyzyjnie określał, jakie kategorie osób są adresatami promocji. W branży reklamowej mamy do czynienia zarówno z promocjami zamkniętymi (np. wyłącznie firmy związane umową z organizatorem) lub z otwartymi (każdy konsument lub każda firma zakupująca produkt). Podziały te mają istotne znaczenie w kwestii podatkowego rozliczenia promocji. Nagrody otrzymane w promocji przez przedsiębiorców są rozliczane podatkowo przez laureatów. Z kolei nagrody w promocji dla konsumentów są rozliczane przez Organizatora pod kątem podatku - o ile nie będzie miało zastosowanie zwolnienie z podatku.

Opis warunków i procedury przystąpienia do promocji
Element ten powinien być opisany możliwie precyzyjnie. Często bowiem na tym polu zdarzają się z uczestnikami konflikty i nieporozumienia. Należy ściśle określić, w jakim okresie możliwy jest zakup promocyjny i zgłoszenie do promocji. Jeżeli pula nagród w promocji jest ograniczona, należy wskazać, w jaki sposób uczestnicy są informowani o jej wyczerpaniu. Bardzo istotne jest również dodanie zapisów, które limitują liczbę nagród lub zgłoszeń, które mogą być dokonane przez jednego uczestnika.

Specyfikacja nagród
Również niezwykle istotny element regulaminu promocji. Brak sprecyzowanej specyfikacji nagród może zostać uznany za naruszenie przepisów prawa ochrony konsumentów. Nie jest zatem zalecane np. wyłącznie ogólne określenie rodzaju nagród ze wskazaniem, że dokładna specyfikacja nagród zostanie ustalona późniejszą decyzją organizatora. W postanowieniach o nagrodach konieczne jest także wskazanie ich wartości rynkowej (która niekoniecznie jest identyczna jak cena nabycia nagród przez organizatora). Zapisom tym dotyczą również inne postanowienia jak np. ograniczenia ilości nagród przypadającej na jednego uczestnika, szczegółowe warunki realizacji nagrody (np. w przypadku wycieczek) czy też zapisy regulujące kwestię pobrania lub potrącenia podatku od nagród.

Opis sposobu wydawania nagród
Poprzez regulamin uczestnicy powinni zostać poinformowani o terminie oraz sposobie wydania nagród. Możliwymi wariantami są: wydanie osobiste (np. bezpośrednio w punkcie sprzedaży), wysyłka kurierem, wiadomością email lub pocztą. Przy ustalaniu powyższych zasad należy pamiętać, że to organizator odpowiada za nieprawidłowości leżące po stronie firm, którym powierzył wydawanie nagród (poczta, kurier). Z tego względu błędy tych podmiotów nie mogą powodować utraty przez uczestnika prawa do nagrody.

Zapisy o ochronie danych osobowych.
Promocje mogą wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych - na etapie zgłoszenia lub chociażby na etapie reklamacji. Zgodnie z przepisami dotyczącymi danych osobowych, osoba której dane są przetwarzane, powinna zostać poinformowana o administratorze danych osobowych (uwaga – niekoniecznie jest nim organizator!), jak również o przysługujących jej prawach. Realizacja powyższych obowiązków zazwyczaj odbywa się w regulaminie, lecz pewne podstawowe informacje powinny być dostępne dla uczestnika osobno, przed przystąpieniem do promocji. Ważne jest także ustalenie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych - w zależności od okoliczności, może być to zgoda, tzw. uzasadniony interes lub obowiązki wynikające z przepisów prawa (np. w związku z przepisami podatkowymi).

Postępowanie reklamacyjne
Sporządzając regulamin, nie można również pominąć postanowień opisujących procedurę kontaktu z organizatorem w przypadku, gdy uczestnik ma zastrzeżenia do sposobu przeprowadzania promocji Przy tworzeniu tych zapisów należy pamiętać, że ewentualne roszczenia uczestnika będącego konsumentem nie wygasają z chwilą zakończenia promocji czy postępowania reklamacyjnego, gdyż w każdym przypadku istnieje możliwość rozpoczęcia drogi sądowej, przed którą właśnie postępowanie reklamacyjne ma organizatora ustrzec. Postanowienia dotyczące reklamacji i ograniczające prawa konsumenta do występowania z roszczeniami często są uznawane za naruszające interesy konsumentów. Forma procedury reklamacyjnej pozostaje do uznania organizatora, przy czym należy pamiętać, że nie może być ona uciążliwa dla uczestnika (np. nakładać na niego nieuzasadnionych kosztów), a terminy przyjmowania i rozpatrywania reklamacji powinny zostać ustalone rozsądnie, aby konsumentowi przysługiwało faktyczne i nieskrępowane prawo do wskazania zastrzeżeń.

Pozostałe postanowienia
Postanowienia regulaminu zazwyczaj kończą się informacjami o terminie jego wejścia w życie oraz miejscu, w którym możliwy jest do niego wgląd (w biurze organizatora, na stornie internetowej, w kasach punktów sprzedaży). Niekiedy dodawane są również informacje dotyczące możliwości dokonywania zmian regulaminu. Należy jednak pamiętać, że zapisy stwarzające organizatorowi możliwość korekty zasad promocji w sposób naruszający prawa konsumentów, jak również często powielane na koniec postanowienia o sądzie właściwym do rozstrzygania sporów związanych z promocji czy o prawie organizatora do wydawania wiążących interpretacji regulaminu, są najczęstszymi praktykami uznawanymi za naruszające prawa konsumentów w regulaminach i należy się ich zdecydowanie wystrzegać.


FAQ Promocji

1. Na czym polega promocja?

W przepisach prawa nie znajdziemy ustawowej definicji promocji. Może ona przybierać różne formy, z których jedną z najczęściej spotykanych jest tzw. sprzedaż premiowa. Polega ona na przyznawaniu nagrody w zamian za zakup określonych produktów lub usług. Popularność tego rozwiązania wynika zarówno z jego prostoty, jak i z faktu, że sprzedaż premiowa korzysta ze zwolnienia podatkowego.

2. Czym różni się promocja od konkursu lub loterii?

Loteria to gra, w której zależy w szczególności od przypadku. Konkurs natomiast opiera się na rywalizacji – zwycięzców wyłania się na podstawie określonych kryteriów, a wynik jest efektem zmagań uczestników. Promocję można uznać za trzeci rodzaj zabawy, w której rezultat nie zależy ani od losowości, ani od współzawodnictwa. Często polega ona na tym, że nagrodę otrzymuje każda osoba spełniająca określone warunki, np. dokonująca zakupu produktu. W takim przypadku zdobycie nagrody nie wymaga ani pokonania innych, ani liczenia na szczęście.

3. Jakie przepisy regulują organizację promocji?

Aby zgodnie z prawem zorganizować promocję, konieczna jest znajomość przede wszystkim prawa podatkowego, prawa ochrony danych osobowych, prawa cywilnego.. .Bardzo ważna jest również znajomość prawa konkurencji i konsumentów w tym w szczególności w zakresie przepisów dotyczących reklamy.

5. Jaki podatek odprowadza się od nagród w promocjach?

Podatek od nagród w sprzedaży premiowej wynosi 10% wartości nagrody. Jednocześnie, z podatku zwolnione są nagrody o jednorazowej wartości nieprzekraczającej 2000 zł, o ile nie są one otrzymywane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niektóre akcje promocyjne można również zakwalifikować jako wydawanie tzw. "nieodpłatnych świadczeń". Dla nagród, które spełnią definicję "nieodpłatnych świadczeń" (w rozumieniu przepisów podatkowych), obowiązuje zwolnienie z opodatkowania, jeśli wartość świadczenia nie przekracza 200 zł.
Istnieją jednak promocje, które nie mieszczą się ani w kategorii sprzedaży premiowej, ani w definicji nieodpłatnego świadczenia. Przykładem są programy lojalnościowe, w których nagrody przyznaje się w zamian za punkty gromadzone za wykonanie różnych zadań – np. polecenie programu czy zapisanie się do newslettera. Tego rodzaju akcje są inaczej regulowane także pod względem podatkowym: przedsiębiorcy ujmują wartość nagród jako przychód z działalności gospodarczej, natomiast konsumenci – po otrzymaniu odpowiedniego formularza PIT od organizatora – często sami muszą rozliczyć należny podatek.

6. Czy promocja musi mieć regulamin?

Nie istnieje przepis, który by tego wymagał. Teoretycznie jest możliwe zorganizowanie promocji poprzez jej ogłoszenie lub opublikowanie krótkiej i prostej listy zasad np. na materiale reklamowym. Możliwe jest to w przypadku prostych promocji oraz pod warunkiem, że pewne informacje zostaną udostępnione uczestnikom w inny sposób (np. regulacje RODO są wskazane w innym dokumencie, do którego możemy uczestników odesłać).

7. Czy można zorganizować promocję dla osób niepełnoletnich?

Tak, możliwe jest zorganizowanie takiej promocji. W przypadku jednak osób niepełnoletnich potrzebna jest niekiedy zgoda rodziców na udział - w szczególności, gdy od uczestników zbierane są dane osobowe.

8. Jakie promocje są niedozwolone?

Istnieją pewne branże, w których niektóre formy promocji produktów jest niedozwolona lub ograniczona - limity obowiązują m.in. odniesieniu do leków, produktów tytoniowych i nikotynowych, alkoholu. Trzeba również pamiętać, że promocja nie może naruszać innych przepisów np. prawa konkurencji lub prawa reklamy - np. poprzez namawianie do zerwania umowy z konkurencją albo wywoływanie zbyt dużego nacisku na osoby niepełnoletnie.

9. Jak przeprowadzać promocje przez media społecznościowe?

Każda platforma (Facebook, Instagram, YouTube, TikTok) posiada własny zestaw zasad dotyczących działań promocyjnych, z którymi warto się zapoznać, aby uniknąć problemów z moderatorami. Należy jednak pamiętać, że dostosowanie się do regulaminu platformy nie gwarantuje legalności  promocji. Zdarza się, że serwisy dopuszczają praktyki, które w Polsce są zabronione. Aby uniknąć problemów, musimy zatem znać zarówno regulamin platformy jaki i obowiązujące w Polsce prawo.

10. Kto jest administratorem danych uczestników promocji i czy należy uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych uczestników?

Odpowiedź na te pytania zależy od specyfiki promocji. Z reguły administratorem jest ten podmiot, na którego rzecz promocja jest zorganizowana. Jeżeli zatem organizatorem jest agencja reklamowa, to zasadniczo klient, który zlecił jej promocję produktów, pozostaje administratorem danych osobowych. Z reguły najwłaściwszą podstawą przetwarzania danych jest tzw. uzasadniony interes administratora wynikający z RODO.